CADA health and safety guide aims to help dealerships

May 11, 2020

In April, CADA released A Canadian Guide: Safely Operating an Automobile Dealership During the COVID-19 Pandemic to its dealer members to help them navigate the new environment created by the novel coronavirus, and potentially reopen their doors for business.

The document relies on publications from the U.S.-based National Automobile Dealers Association (NADA), along with the Quebec Dealers Association (La Corporation des concessionnaires d’automobiles du Québec (CCAQ)), and the Trillium Automobile Dealers Association (TADA).

“CADA has produced this guide to assist dealers in coping with this crisis by providing the most reliable information that is currently available from respected sources,” said CADA President & CEO Tim Reuss. “We hope this document provides helpful, general information to our members.”

The report references and/or draws upon sources such as the Canadian Centre for Occupational Health and Safety (CCOHS), the Public Health Agency of Canada, and the National Collaborating Centre for Infectious Diseases and the Centers for Disease Control and Prevention in the U.S.

“The objective of this guide is to help dealerships continue to do their job, run their business operations, while meeting health and safety requirements,” said Reuss. “The priority must be the health of both customers and employees, and the measures outlined in this document are designed to meet those objectives.”

Elements of the guide were also sourced from the CCAQ and their work with occupational health and safety management company Novo SST. The CCAQ created a strict protocol that was approved by the provincial government and which allowed dealerships to open for service on April 15. Another strict protocol was then created for the sales department, and it too was approved by the provincial government and has allowed dealerships across the province to open their showrooms in May.

“This document is also a guide for dealers whose stores are either closed or not fully open, in provinces where government restrictions are still very tight,” said Oumar Dicko, Chief Economist at CADA. “We hope, with the consideration and possible implementation of the health and safety measures suggested in this document, that dealerships in those specific provinces will be allowed to open again soon.”

On sales operations, everything from improving the dealership’s sanitation to managing employees, dealer practices and policies, customer care and welcome, signing sales documents, evaluating vehicles for trade and more can be found in the document — including the delivery of the vehicles to customers.

“There is also a section that covers online sales,” said Dicko. “Canadian legislation and regulations on in-dealership vehicle sales are provincial. And the rules regarding these measures vary widely due to the current pandemic.”

Dicko advises dealers to check with their provincial associations for the most up-to-date rules governing online sales. He said dealerships that are allowed to conduct online sales should seize the opportunity to do so, as e-commerce allows both dealers and customers to keep moving forward in the car-buying process.

“Again, just as you do with service and in-dealership sales, let your customers and prospects know that you are open for online business,” said Dicko. “Include information about your safety measures, and be sure to comply with marketing restrictions that apply to emails, text messages, phone calls, and other forms of communication.”

CADA’s report also includes a section about how to use disinfectants correctly, steps for ensuring high-touch areas remain clean (and what those high-touch areas are), and considerations for using homemade masks.

The 18-page guide can be accessed through CADA’s dealer portal.

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Un guide d’exploitation sanitaire de la CADA pour les concessions

Le 11 mai 2020

En avril, la CADA a publié le Guide canadien : Exploitation sanitaire d’une concession durant la pandémie de COVID-19 à l’intention de ses membres afin de les aider à s’adapter à la nouvelle normalité engendrée par le nouveau coronavirus et, potentiellement, à reprendre leurs activités commerciales.

Ce document est basé sur des publications de notre homologue américaine, la National Automobile Dealers Association (NADA), de La Corporation des concessionnaires d’automobiles du Québec (CCAQ) et de la Trillium Dealers Association (TADA).

«La CADA a produit ce guide afin d’aider les concessionnaires à composer avec la crise en leur fournissant l’information la plus fiable possible provenant de sources respectables», au dire du président et chef de la direction de la CADA, Tim Reuss. «Nous espérons que nos membres y trouveront des renseignements généraux utiles.»

Le document renvoie ou emprunte à des sources telles que le Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail (CCHST), l’Agence de la santé publique du Canada, le Centre de collaboration nationale des maladies infectieuses (CCNMI) et les Centers for Disease Control and Prevention (CDC) des États-Unis.

«L’objectif de ce guide est d’aider les concessions à continuer de faire leur travail, de poursuivre leurs activités, tout en se conformant aux exigences de santé et de sécurité», a résumé M. Reuss. «La priorité demeure la santé des clients et des employés, et les mesures proposées dans ce document visent l’atteinte de cet objectif.»

Certains éléments du guide proviennent de la CCAQ et de son travail avec l’entreprise de gestion de la santé et de la sécurité du travail Novo SST. La CCAQ a créé un protocole rigoureux que le gouvernement provincial a approuvé et qui a permis aux concessions de reprendre leurs activités de service après-vente le 15 avril. Un autre protocole strict a ensuite été créé pour le service des ventes, aussi approuvé par le gouvernement provincial. Il a permis aux concessions de toute la province de rouvrir leurs salles d’exposition en mai.

«Dans ce document, les concessionnaires trouveront également un guide pour les établissements qui sont fermés ou partiellement ouverts, dans les provinces où les restrictions gouvernementales sont encore très strictes», a ajouté Oumar Dicko, économiste en chef de la CADA. «Nous espérons que les concessions de ces provinces particulières, fortes d’avoir pris en considération et possiblement adopté les mesures sanitaires recommandées dans le guide, seront autorisées à ouvrir bientôt.»

Le document fournit de l’information de base, comme des protocoles pour la gestion des concessions, des principes généraux de prévention de la propagation de la COVID-19, des mesures pour assurer la sécurité des employés et des clients durant la pandémie, des procédés de nettoyage et de désinfection des installations de la concession et des véhicules, et des façons d’assurer la sécurité des activités de service après-vente et de vente.

Du côté des ventes, on parle de tout, de l’amélioration des procédures d’assainissement de la concession à la gestion des employés, en passant par les pratiques et politiques de la concession, l’accueil et le service à la clientèle, la signature des documents de vente et l’évaluation des véhicules de reprise. On traite également de la livraison de véhicules aux clients.

«Il y a en outre une section qui couvre la vente en ligne», a indiqué M. Dicko. «Au Canada, la législation et la réglementation des ventes de véhicules en concession relèvent des provinces. Et les règles relatives à ces mesures varient énormément dans le contexte de la pandémie actuelle.»

M. Dicko recommande aux concessionnaires de s’informer auprès de leur corporation provinciale des règles les plus à jour en matière de vente en ligne. Selon lui, les concessions qui sont autorisées à faire de la vente en ligne devraient profiter de l’occasion, puisque le commerce électronique permet aux concessionnaires comme aux clients d’aller de l’avant avec le processus d’achat.

«Comme dans le cas du service après-vente et de la vente en concession, faites savoir à vos clients actuels et potentiels que vous faites de la vente en ligne», a dit M. Dicko. «Incluez de l’information sur vos mesures d’hygiène et assurez-vous de vous conformer aux restrictions en matière de courriels, de messages textes, d’appels téléphoniques et d’autres formes de communications.»

Le document de la CADA inclut en outre une section sur l’utilisation correcte des produits désinfectants, la marche à suivre pour assurer la propreté des surfaces à haut risque (et la présentation de ces surfaces), de même que des considérations relatives au port de masques artisanaux.

On peut accéder au guide de 18 pages sur le portail réservé aux concessionnaires du site de la CADA.

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